Charles Claeys – Een sterke band met Autogrill België door inhouse te werken

Charles Claeys – Een sterke band met Autogrill België door inhouse te werken

4 jaar geleden kreeg Charles Claeys van Monard Law de unieke kans om hét juridische aanspreekpunt te worden van Autogrill. Inmiddels heeft hij een sterke band ontwikkeld met het bedrijf.

Charles geeft je een blik op zijn leven als advocaat bij Monard Law en hoe hij Autogrill België begeleidt via een inhouse samenwerking.

— 

Dag Charles. Vertel eerst eens wat jullie klant Autogrill doet.

Wel, Autogrill België is een dochteronderneming van het Italiaanse beursgenoteerde bedrijf Autogrill. Autogrill is een wereldspeler in cateringactiviteiten voor passengers on the move. 

Passengers on the move is een trendy benaming voor mensen in de omgeving van metrostations, autostrades, luchthavens, enzovoort die stoppen om een vlugge hap of drankje te kopen.

Vele food & beverage concepten die je ziet op deze locaties worden uitgebaat door Autogrill. Dat gebeurt soms via eigen merken maar nog vaker via franchises. 

Dit maakt Autogrill eigenlijk een onzichtbare reus: het bedrijf wordt in de gehele samenleving vertegenwoordigd maar je hebt zelden door dat je in één van hun stores staat.

“Door wekelijks inhouse bij Autogrill te werken kan ik hen echt ontzorgen”

Hoe groot is Autogrill België ongeveer?

Vooraleer de crisis naar aanleiding van de Covid19 pandemie los begon te barsten, had Autogrill België een geconsolideerde omzet van 150 miljoen euro op jaarbasis en zo’n 700-tal werknemers. Je kan dus wel zeggen dat het best een grote organisatie is.

Beschrijf eens wat jouw voornaamste taken zijn voor Autogrill.

In de eerste plaats help ik Autogrill met hun corporate housekeeping. Ik begeleid hen bij alles wat te maken heeft met vennootschapsrechtelijke en administratief-juridische verplichtingen. 

Het organiseren van de jaarvergadering (oproepingsbrieven, notulen, verslagen, uitleg geven over juridische issues aan de aandeelhouder…) en bestuursvergaderingen zijn maar enkele voorbeelden. 

Het beursgenoteerd karakter van de moedermaatschappij zorgt ook voor bijzondere compliance verplichtingen. 

Daarnaast geef ik advies aan Autogrill over 

  • Onderhandelingen;
  • Het sluiten en het uitvoeren van commerciële samenwerkingsovereenkomsten met leveranciers, concessiegevers, overheden en franchisors;
  • Hun compliance met de economisch rechterlijke spelregels in ons land

Tot slot fungeer ik ook als aanspreekpunt voor vragen die collega-advocaten bij Monard Law moet behandelen binnen een andere rechtstak.

Op welk moment ben je dan inhouse gaan werken voor Autogrill?

Sinds 1997 werkt Autogrill met Tom Messiaen (partner Monard Law) voor alle mogelijke arbeidsrechtelijke uitdagingen. 

Autogrill had echter bijna wekelijks juridische begeleiding nodig in tal van andere dossiers en zo kreeg ik de opportuniteit om hen bij te staan in hun juridische workload. En omdat hun vragen zo divers zijn, was Monard Law (en onze vele expertises aan boord) een ideale partij. 

Werk je vaak bij Autogrill?

Wekelijks ben ik terug te vinden op het hoofdkantoor in Antwerpen of op Brussels airport (waar de voornaamste activiteiten plaatsvinden). Dat doe ik ondertussen al 4 jaar. 

Ik probeer op vaste dagen bij Autogrill aanwezig te zijn zodat iedereen zijn of haar vragen kan stellen en niet veel tijd hoeft te verliezen.

En hoewel ik veel tijd doorbreng bij Autogrill ben ik op het einde van de dag nog altijd een advocaat bij Monard Law.

“Een inhouse samenwerking is een totaal verschillende ervaring dan een typische samenwerking tussen cliënt en advocaat, maar dat maakt het juist zo boeiend.” 

Ben je de enige advocaat bij Autogrill of zijn er nog andere collega’s?

Bij Autogrill België ben ik de enige jurist. Maar op het hoofdkantoor in Milaan zijn er uiteraard nog andere juristen waar ik veel contact mee heb.

Onder elkaar spreken we Engels aangezien mijn Italiaanse spraakkunsten beperkt zijn tot ciao en va bene (lacht).

Wat maakt voor jou een samenwerking boeiend?

Je hebt een typische samenwerking tussen cliënt en advocaat, en je hebt inhouse werken. Dat zijn 2 compleet verschillende werelden.

Bij een typische samenwerking wordt men als advocaat vaak geraadpleegd nadat er enigszins wat escalatie is gebeurd (denk maar aan geschillendossiers). En dan is er nog de drempel die sommige ondernemingen ervaren alvorens een advocaat te bellen. 

Bij onze klant Autogrill is dat anders. Aangezien ik wekelijks op de werkvloer aanwezig ben, word ik bij Autogrill meer betrokken in het commercieel aspect van de bedrijfsvoering. 

Ik word gevraagd om proactief mee te denken en draag vanuit juridisch oogpunt bij tot de verwezenlijking van een project. Dat maakt het voor mij ook meteen persoonlijker én interessanter.

“Wekelijks ben ik terug te vinden op de verschillende kantoren van Autogrill zodat iedereen mij kent en mij kan aanspreken”

Hoe werk je dan nog samen met andere collega’s binnen Monard Law?

Als de klant vragen heeft buiten mijn specialisatie, communiceer ik rechtstreeks met mijn collega’s van Monard Law. Als er zich een issue voordoet op vlak van bv. GDPR, kan ik meteen beroep doen ons gespecialiseerd team binnen Monard Law. 

Is het voor Autogrill voordelig om samen te werken met de andere specialisaties binnen Monard Law?

Absoluut, als bedrijfsjurist kan je niet alles zelf doen. Dat hoeft ook niet. Je zal sowieso moeten samenwerken met advocaten om bepaalde adviezen te vragen. En dat doe ik op frequente basis met mijn collega’s van Monard Law.

“Voor Autogrill neem ik er altijd iets graag tussen.” 

Stel dat Autogrill een dringende vraag heeft, ben je dan ook bereikbaar?

Als je ergens 4 jaar lang wekelijks werkt, bouw je uiteraard ook een band op met de mensen op die werkplaats. 

De bestuurders van het bedrijf hebben mijn persoonlijke contactgegevens en ze weten dat ze me ook altijd mogen bellen. 

Zelf heb ik al veel ervaring opgedaan in de F&B sector waarin Autogrill actief is. Ik weet dus wat er nodig is en dan schakel ik ook sneller. 

Eigenlijk ben je dan een volwaardige collega bij Autogrill?

Er is een verschil. Ik blijf altijd een advocaat en dat weet iedereen binnen Autogrill alsook de derde partijen met wie business wordt gedaan.

Ik ben geen bedrijfsjurist in loondienst en dat moet héél duidelijk zijn. Persoonlijk vind ik dat ook zeer belangrijk want ik moet onafhankelijk van het bedrijf adviezen kunnen geven.

Zijn er ook uitdagingen om op zo een manier samen te werken?

Naar mijn aanvoelen heeft de klant vooral voordelen door een dergelijke samenwerking met Monard Law te sluiten.

De uitdaging voor mij persoonlijk is om het werk van Autogrill te combineren met het werk voor mijn andere klanten en dat rond te krijgen binnen de 7 dagen.

“Time-management? Daar ben ik een échte krak in geworden (knipoog).”

Zijn er bij Autogrill regelmatig last-minute zaken die je meteen moet oplossen?

Soms is er best wat druk op de ketel. Bijvoorbeeld bij het opmaken van de jaarrekening en de organisatie van de jaarvergadering. Dat is altijd heel veel ping pong tussen de betrokken stakeholders. 

Covid-19 heeft ook een enorme impact op de F&B sector gehad. Zo heeft Autogrill als cateringbedrijf veel te kampen gehad met Covid19 gerelateerde dossiers. 

Maar uiteindelijk is de drukte periodiek, zo zijn er in de zomer drukke periodes omdat er meer passagiers rondreizen.

Is er zelf nog iets dat je hebt geleerd tijdens de samenwerking met Autogrill?

Als advocaat heb je de neiging om heel snel een bepaalde richting in te slaan en je daarin te specialiseren. Zo komen er bij Monard Law verschillende dossiers binnen die je kan uitbesteden aan het team of die je zelf behandelt indien het dossier zich binnen jouw domein situeert.

Een goede inhouse jurist moet daarentegen in het bedrijf aanwezig zijn en voortdurend in contact staan met het senior management. 

Dat maakt een inhouse jurist zeer waardevol: hij kent de sector en de doelstellingen van het bedrijf en tegelijk kan hij de naleving van de wet in de gaten houden (en waar nodig beroep doen op een gespecialiseerde advocaat).

Ik ben al snel tot de vaststelling gekomen dat de job van een bedrijfsjurist zeer verschillend is dan dat van een traditionele advocaat. Beide zijn wat mij betreft noodzakelijk zijn voor een ondernemer.

“De juridische vragen van Autogrill zijn ontzettend divers. En toch kunnen ze altijd bij mij terecht: als advocaat of als doorverwijzer naar een collega-advocaat.”

Dit artikel werd geschreven door

Op zoek naar advies rond een bepaald onderwerp?

We begeleiden je naar de juiste persoon of team.