Gekwalificeerde elektronische archivering
Werkgevers moeten een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst bewaren bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Om dergelijke kwalificatie te verkrijgen, moet de elektronische archiveringsdienstverlener
voldoen aan de voorwaarden van Boek XII, Titel 2 van het Wetboek Economisch Recht.
Tot nu toe
Geen enkele elektronische archiveringsdienstverlener voldeed aan deze voorwaarden.
Indien de werkgever opteerde voor een elektronische handtekening, nam hij het risico dat de geldigheid van de overeenkomst zou worden betwist in het kader van een geschil, meer bepaald omdat het gebruikte archiveringssysteem niet voldeed aan de strikte vereisten van artikel 3bis van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978.
De betrouwbaarheid van een elektronische handtekening hangt grotendeels af van hoe het wordt bewaard. Hierdoor kan de identiteit van de persoon die de overeenkomst ondertekent worden geverifieerd, kan de authenticiteit van hun toestemming worden bevestigd en kan de integriteit van het elektronische overeenkomst worden gegarandeerd (d.w.z. dat er geen wijzigingen werden aangebracht).
Vanaf nu
Nu Docbyte de eerste gekwalificeerde elektronische archiveringsdienstverlener in België werd, kunnen werkgevers ondertekende arbeidsovereenkomsten elektronisch bewaren bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienstverlener en daarbij voldoen aan de voorwaarden van artikel 3bis van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978.
Ter herinnering voor de werkgevers
Het arbeidsreglement moet, naast andere verplichte vermeldingen, de identiteit van de elektronische archiveringsdienstverlener vermelden welke verantwoordelijk is voor het bewaren van de arbeidsovereenkomsten welke werden gesloten door middel van een elektronische handtekening. Het arbeidsreglement moet ook specifiëren hoe de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bewaarde documenten bij dergelijke dienstverlener wordt gegarandeerd, zelfs na de beëindiging van de arbeidsrelatie.
Werkgevers hoeven de normale procedure tot wijziging van het arbeidsreglement niet te volgen indien zij voortaan een systeem aanbieden om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen. Niettemin, moeten de regels bedoeld om de bekendmaking van het arbeidsreglement te verzekeren, worden nageleefd (een kopie aanplakken en bewaren in iedere plaats waar werknemers worden tewerkgesteld, een kopie bezorgen aan de werknemers en de wijzigingen aan de sociale inspectiediensten meedelen).
De elektronische archiveringsdienst is gratis voor werknemers en moet worden aangeboden tot minstens vijf jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Er moet aan de werknemer ten allen tijde toegang tot de gearchiveerde kopie van de overeenkomst gegarandeerd worden.
