Archivage électronique qualifié
L’employeur est, par ailleurs, tenu de conserver une copie du contrat de travail signé électroniquement auprès d’un service d’archivage électronique qualifié. Le prestataire de services d’archivage électronique doit répondre à une série de conditions établies par le livre XII, titre 2, du Code de droit économique pour obtenir le statut de « qualifié ».
Jusqu’à présent
Aucun prestataire de services d’archivage électronique en Belgique ne remplissait les conditions précitées.
Si un employeur optait pour la signature électronique, il prenait le risque d’une contestation en cas de litige notamment parce que le système d’archivage utilisé par l’employeur ne répondait pas aux exigences strictes énoncées dans l’article 3bis de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
La fiabilité d’une signature électronique repose largement sur la manière dont elle est conservée. Cela permet de vérifier l’identité de la personne ayant signé le contrat, de confirmer l’authenticité de son consentement, et de garantir l’intégrité du contrat électronique (c’est-à-dire qu’aucune modification n’a été apportée).
Et maintenant
Avec Docbyte devenant le premier prestataire de services qualifié pour l’archivage électronique en Belgique, les employeurs peuvent désormais conserver électroniquement les contrats de travail signés auprès du prestataire d’archivage électronique qualifié, et ainsi remplir les exigences de l’article 3bis de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
Rappel pour l’employeur
Le règlement de travail doit notamment préciser l’identité du prestataire de services d’archivage électronique responsable pour l’archivage des contrats de travail conclus par le biais d’une signature électronique et la manière dont l’accès du travailleur à ce document archivé électroniquement chez le prestataire est garanti, et ce même après la cessation de la relation de travail.
L’employeur n’est pas tenu de suivre la procédure habituelle de modification du règlement de travail s’il propose dorénavant un système de signature électronique du contrat de travail. Néanmoins, les règles visant à assurer la publicité du règlement de travail ainsi modifié devront être respectées (affichage et tenue dans chacun des lieux de travail, remise d’une copie aux travailleurs et communication au contrôle des lois sociales).
Le service d’archivage électronique est gratuit pour le travailleur et doit être assuré au moins jusqu’à cinq ans après la fin du contrat de travail. Le travailleur a un accès garanti à tout moment à la copie archivée.
