Doelstelling van de nieuwe wet
Bij wet van 22 december 2023 zijn een aantal wijzigingen aangebracht aan de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De wijzigingen strekken ertoe de toegang van kleine en middelgrote ondernemingen tot overheidsopdrachten te bevorderen.
99,8% van Belgische ondernemingen zijn KMO’s. Hoewel zij de overgrote meerderheid van de Belgische ondernemingen uitmaken, zijn zij naar verhouding ondervertegenwoordigd in procedures voor overheidsopdrachten. Met de invoering van de nieuwe regels tracht de wetgever hier verandering in te brengen.
De wetswijzigingen leiden tot een aantal nieuwe aandachtspunten voor aanbesteders én voor inschrijvers in overheidsopdrachtenprocedures.
Belangrijkste wijzigingen in de wetgeving overheidsopdrachten
1. Toekennen van voorschotten
De wet van 22 december 2023 legt nieuwe regels vast over het betalen van voorschotten aan de opdrachtnemer.
Aanbestedende overheden hebben steeds de mogelijkheid om vrijwillig voorschotten toe te kennen, wanneer zij dit in de opdrachtdocumenten voorzien.
Aanbestedende overheden die ook een administratieve overheid zijn, hebben daarnaast in bepaalde gevallen een plicht tot het betalen van voorschotten. De precieze verplichting hangt af van de vraag of de opdrachtnemer in kwestie een KMO is:
- Wanneer (1) de opdrachtnemer een KMO is en (2) de opdracht wordt gegund volgens een andere procedure dan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, is de aanbestedende overheid verplicht om voorschotten te voorzien. Het voorschot bedraagt dan:
- 5% van het opdrachtbedrag, indien de opdrachtnemer een middelgrote onderneming is;
- 10% van het opdrachtbedrag, indien de opdrachtnemer een kleine onderneming is;
- 15% van het opdrachtbedrag, indien de opdrachtnemer een micro-onderneming is.
De aanbestedende overheid kan ook voorzien in een hoger voorschot, tot maximaal 20% van het opdrachtbedrag.
- Ongeacht of de opdrachtnemer een KMO is, bestaat er steeds een verplichting om voorschotten te voorzien, indien de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt gehanteerd én:
- De goed te keuren uitgave voor de opdracht minder dan 143.000 EUR bedraagt; of
- Er geen (geschikte) aanvraag tot deelneming of offerte werd ingediend na een openbare of niet-openbare procedure; of
- De opdracht betrekking heeft op de levering van producten die uitsluitend worden vervaardigd voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling.
Het voorschot bedraagt dan in beginsel 15% van het opdrachtbedrag.
Behoudens uitzonderlijke gevallen, kunnen voorschotten in absolute cijfers nooit meer bedragen dan 225.000 EUR.
Het nieuwe artikel 12/1 van de Wet Overheidsopdrachten voorziet in een aantal specifieke uitzonderingen op de hierboven vermelde verplichtingen, meer bepaald:
- Opdrachten die betrekking hebben op het financieren en het uitvoeren van werken;
- Opdrachten rond leasing, huur of huurkoop;
- Opdrachten voor vezekeringsdiensten;
- Opdrachten waarbij wordt betaald op basis van een abonnement of een periodiek verbruik; of
- Opdrachten met een uitvoeringstermijn van minder dan 2 maanden.
De wetgever wil hiermee bereiken dat spanningen op het vlak van cashflow kunnen worden vermeden, of minstens beperkt. Immers is in de Wet Overheidsopdrachten bepaald dat opdrachtnemers alleen betaald kunnen worden voor verstrekte en aanvaarde prestaties. Met andere woorden: opdrachtnemers moeten hun prestaties eerst zelf weten te bekostigen vooraleer de aanbestedende overheid hen voor deze prestaties zal betalen. Dit kan vooral voor kmo’s, die over minder eigen middelen beschikken, voor problemen zorgen, zeker wanneer we rekening houden met soms lange verificatie- en betalingstermijnen.
De nieuwe verplichtingen rond voorschotten zijn op 1 januari 2024 in werking getreden.
2. Betalen van een biedvergoeding
Wanneer de aanbestedende overheid van inschrijvers vraagt om maquettes, tekeningen, monsters, prototypes, andere grafische ontwerpen of enige ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten toe te voegen aan de offerte, dan zal de aanbestedende overheid aan de inschrijvers voortaan een biedvergoeding moeten betalen.
De wet voorziet in enkele uitzonderingen. Een biedvergoeding moet niet betaald worden:
- aan inschrijvers die een substantieel onregelmatige of onaanvaardbare offerte hebben ingediend, voor zover dit voorzien is in de opdrachtdocumenten;
- aan de gekozen inschrijver;
- wanneer gebruik is gemaakt van een openbare procedure of vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking of oproep tot mededinging.
De opdrachtdocumenten dienen het bedrag van de vergoeding en de uiterste datum waarop deze betaald zal worden, te bepalen. De wet voorziet geen minimale biedvergoeding. De aanbestedende overheden zullen naar redelijkheid en in verhouding tot het voorwerp van de opdracht in een biedvergoeding moeten voorzien.
Deze wijziging treedt in werking op 1 februari 2024.
3. Verplichte mededeling van individuele plaats in het klassement
De aanbestedende overheid zal verplicht zijn om aan alle inschrijvers gelijktijdig mee te delen wat hun individuele en voorlopige plaats in de rangschikking van de offertes is, wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De geraamde waarde van de opdracht is lager dan de drempel voor Europese bekendmaking;
- De opdracht is geplaatst door middel van een openbare of een niet-openbare procedure;
- De economisch meest voordelige offerte wordt uitsluitend bepaald op basis van de prijs;
- De opdracht heeft geen betrekking op sectoren met een verhoogd risico op mededingingsvertekenende afspraken.
Deze verplichting strekt ertoe aan inschrijvers toe te laten hun kansen in te schatten en hun agenda en werkplanning beter te kunnen organiseren.
Deze wijziging treedt in werking op 1 juni 2024.
4. “Only once”-principe bij prijsvragen
Wanneer inschrijvers een Uniform Europees Aanbestedingsdocument heeft ingediend, kan de aanbestedende overheid steeds de ondersteunende documenten opvragen die betrekking hebben op de uitsluitingsgronden en selectiecriteria.
De Wet Overheidsopdrachten voorziet nu dat ondernemingen niet verplicht zijn om ondersteunende documenten of andere bewijsstukken voor te leggen wanneer de aanbestedende overheid de informatie ook zelf kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke databank, of wanneer zij al over deze documenten beschikt ten gevolge van een eerdere opdracht of raamovereenkomst.
Dit beginsel staat gekend als het only once-principe: inschrijvers moeten bepaalde documenten slechts één keer aan de aanbestedende overheid voorleggen.
De wet van 22 december 2023 maakt dit principe nu ook van toepassing op prijsvragen.
Deze wijziging treedt in werking op 1 februari 2024.
