Een E-invoice of E-factuur is niet louter het versturen of ontvangen van een factuur als “PDF-bestand”. Een E-factuur is een factuur in het xml-bestandstype en het gestructureerde UBL-formaat. Dit type bestanden wordt door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt. E-invoicing is het automatiseren van het volledige proces gaande van de uitgifte van de factuur door de leverancier tot de ontvangst en verwerking van deze factuur door de klant. Het gaat met andere woorden om een automatische uitwisseling van informatie tussen de financiële systemen van de verzender en de ontvanger, zonder dat daartoe enige menselijke tussenkomst vereist is (“machine to machine”).
Wettelijke update
- De wet die de verplichte E-invoicing invoert voor B2B-transacties (i.c. belastingplichtige ondernemingen in België of buitenlandse ondernemingen met een Belgisch btw-nummer) is goedgekeurd en treedt in werking op 1 januari 2026.
- Dit betekent dat alle in België gevestigde (belastingplichtige) ondernemingen vanaf die datum VERPLICHT elektronisch gestructureerde facturen zowel moeten uitreiken als ontvangen in kader van hun B2B-transacties. Dit geldt ook voor belastingplichtigen die hun zetel buiten België gevestigd hebben, maar in België over een vaste inrichting beschikken.
- De verplichte E-invoicing is beperkt tot handelingen die (i) niet zijn vrijgesteld onder artikel 44 WBTW, en (ii) geacht moeten worden in België plaats te vinden (verricht voor een belastingplichtige afnemer die voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen).
- Er zijn enkele uitzonderingen op deze verplichting, zoals facturen aan consumenten (B2C-handelingen met niet-belastingplichtige afnemers).
Wat moet U doen?
- Maak u vertrouwd met de wetgeving: Neem met ons contact op bij vragen of verdere toelichting zodoende dat u zich tijdig in regel kan stellen met de verplichte E-invoicing.
- Evalueer uw facturatieproces: Bepaal of uw huidige facturatiesysteem compatibel is met E-invoicing.
- Kies een e-facturatie oplossing: Er zijn verschillende e-facturatie oplossingen beschikbaar, variërend van eenvoudige software tot uitgebreide platformen. Kies een oplossing die past bij uw behoeften en budget.
- Ontvangstverplichting via derde partij: indien u/uw ontvanger niet over de nodige geïnformatiseerde middelen beschikt, kan u (voorlopig) beroep doen op bestaande technische oplossingen, zoals het HERMES-platform. Dit is een tijdelijke oplossing (tijdens de transitieperiode tot 1 januari 2026) die gebruikt kan worden zolang de ontvanger van de factuur nog niet gekend is op het Peppol-netwerk.
- PEPPOL-BIS (Pan-European Public Procurement Online): in navolging van andere lidstaten, zal dit netwerk gebruikt worden voor de uitwisseling van de gestandaardiseerde elektronische facturen. U moet zich hierop identificeren met een PEPPOL-ID.
- Test uw E-invoicing oplossing: Zorg ervoor dat uw E-invoicing oplossing goed werkt.
- Informeer uw handelspartners: Laat uw handelspartners weten dat u (uiterlijk) vanaf 1 januari 2026 gebruik zal (moeten) maken van E-invoicing.
Blijf op de hoogte
De komende maanden zullen er meer details beschikbaar worden over de implementatie van E-invoicing in België en wij blijven u op de hoogte houden.
