1. Verplichte specifieke clausule in een reglement
Een van de belangrijke wijziging is de verplichting voor werkgevers om een passende clausule op te nemen in hun interne reglementen als zij gebruik willen maken van private onderzoeksdiensten voor een onderzoek naar een van hun werknemers. Dit kan bijvoorbeeld in het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of via een besluit van de ondernemingsraad. Deze clausule moet uitdrukkelijk vermelden in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden privéonderzoek is toegestaan.
Volgens de parlementaire voorbereidingen is de verplichting van deze specifieke clausule om rechtszekerheid te creëren en misbruik te voorkomen.
De werkgevers hebben twee jaar vanaf de inwerkingtreding van deze wet om aan de eis te voldoen. Na deze termijn is het nietig verklaren van het onderzoeksrapport onvermijdelijk indien de clausule ontbreekt in het interne reglement.
2. Informatieplicht
Wanneer privéonderzoek wordt uitgevoerd, is de werkgever verplicht om de betrokken werknemer op de hoogte te brengen van belangrijke details. De werknemer zal op de hoogte moeten worden gebracht over:
- Wie verantwoordelijk is voor het onderzoek en hoe die persoon – of zijn vertegenwoordiger- te bereiken is;
- Het doel en aard van het onderzoek en de verwerking van de persoonsgegevens van de werknemer;
- De begin- en einddatum van het onderzoek;
- De rechten van de werknemer, waaronder kosteloze inzage, correctie of verwijdering van niet-correcte persoonsgegevens die op hun betrekking hebben.
Deze informatieplicht dient te worden gezien als een bescherming van bepaalde fundamentele beginselen zoals het recht op privacy en bescherming van persoonsgegevens van werknemers. De informatieplicht zorgt eveneens voor transparantie naar werknemers toe.
3. Juridische toetsing en sanctie
Rechters zullen moeten controleren of een privéonderzoek volgens de wet is uitgevoerd voordat ze de resultaten van het onderzoeksrapport als bewijs kunnen gebruiken. De rechter beoordeelt hierbij niet alleen de formele regels (zoals de juiste clausule), maar ook de proportionaliteit en de rechtmatigheid van het privéonderzoek. Dit betekent dat werkgevers – indien ze gebruik willen maken van privéonderzoek – zorgvuldig moeten afwegen of het onderzoek proportioneel is ten opzichte van het doel dat ze willen bereiken.
Bij ernstige overtredingen, zoals het ontbreken van de specifieke clausule in de reglementen, wordt het onderzoeksrapport automatisch ongeldig verklaart. Dit heeft tot gevolg dat het onderzoeksrapport niet zal mogen gebruikt worden in een gerechtelijke procedure. De Antigoon-rechtspraak, die in bepaalde gevallen er voor zorgt dat bewijs toch toelaatbaar is, wordt hierdoor uitgesloten. Men kan dus geen beroep meer doen op deze rechtspraak bij het ontbreken van een geldige clausule.
4. Tijd voor actie
Het is dus van belang om tijdig actie te ondernemen en te zorgen voor juiste aanpassingen in de interne reglementen van uw onderneming. Het niet naleven van deze regels kan juridische risico’s met zich meebrengen.
Heeft uw onderneming hulp nodig bij het implementeren van deze wijzigingen of bij het opstellen van de benodigde reglementen en clausules? Neem gerust contact met ons op voor een grondig advies . Wij helpen u graag verder.
