1. Cette obligation s’applique-t-elle également aux enquêtes menées par votre service RH ?
Oui, dans certaines circonstances. Une enquête n’échappe pas au champ d’application de la loi sur la recherche privée du seul fait qu’elle est menée par le service RH plutôt que par un service d’enquête spécialisé.
Par exemple, lorsqu’un service RH enquête sur des soupçons de fraude, de vol ou d’autres comportements fautifs d’un travailleur, en interrogeant des collègues, en examinant des documents ou en consultant des images de vidéosurveillance, ces activités peuvent constituer une activité de recherche privée.
La loi tient expressément compte des enquêtes menées par les services RH. Les membres du personnel RH qui enquêtent sur des incidents impliquant des travailleurs bénéficient de certaines dispenses relatives aux exigences formelles, notamment en matière d’autorisation et de carte d’identification. Ces dispenses ne signifient toutefois pas que les autres obligations prévues par la loi sont automatiquement écartées, notamment l’obligation de disposer d’un règlement interne lorsqu’elle est applicable.
Cela étant, toute activité RH ne constitue pas nécessairement une activité de recherche privée. Les activités RH ordinaires restent en dehors du champ d’application de la loi lorsqu’elles ne répondent pas à la définition légale de la recherche privée ou relèvent de l’une des exclusions prévues par la loi.
Notre recommandation : les employeurs dont les services RH sont susceptibles de mener des enquêtes sur des comportements fautifs de travailleurs devraient dès lors veiller à disposer du règlement interne requis.
2. Que doit contenir votre règlement interne en pratique ?
Si la loi sur la recherche privée laisse aux employeurs une certaine liberté quant à la forme et au contenu de leur règlement interne, elle exige néanmoins que celui-ci prévoie, de manière explicite et transparente, la possibilité de mener des enquêtes privées ainsi que les règles qui leur sont applicables.
Dans cette optique, nous recommandons aux employeurs de préciser les éléments suivants :
- Les circonstances dans lesquelles une enquête peut être menée : par exemple, en cas de soupçons de fraude, de vol, de conflit d’intérêts ou de faute grave.
- Les personnes habilitées à mener l’enquête : notamment un service interne de recherche privée ou une entreprise externe de recherche privée.
- Les méthodes d’investigation susceptibles d’être utilisées : telles que les entretiens, l’examen de documents pertinents ou la consultation d’images de vidéosurveillance, dans le respect des règles légales applicables.
- Les garanties applicables : en particulier les droits des travailleurs, le respect de la vie privée, la confidentialité et les règles relatives à la protection des données à caractère personnel.
- Les conséquences possibles d’une enquête : notamment d’éventuelles sanctions disciplinaires ou un licenciement.
L’absence du règlement interne requis peut avoir des conséquences importantes. Cette obligation est en effet prescrite à peine de nullité, ce qui peut compromettre la validité d’une enquête et l’utilisation de ses résultats, notamment dans le cadre d’une procédure disciplinaire ou d’un litige relatif à un licenciement.
En principe, les employeurs peuvent adopter ce règlement unilatéralement, sous la forme d’une politique interne, sans nécessairement devoir l’intégrer au règlement de travail ou à une convention collective de travail. La loi n’impose pas d’obtenir l’accord formel des organes de représentation des travailleurs sur ce règlement. Néanmoins, les obligations d’information et de consultation applicables dans le cadre des structures habituelles de concertation sociale doivent, le cas échéant, être respectées.
Les employeurs doivent également veiller à informer correctement les travailleurs de ce règlement et à conserver une preuve de sa communication, par exemple au moyen d’un accusé de réception ou d’un courriel adressé au personnel.
3. Quand devez-vous disposer de ce règlement interne ?
Dans l’état actuel de la législation, les employeurs doivent disposer de leur règlement interne au plus tard le 16 décembre 2026. Contrairement aux autres dispositions applicables de la loi sur la recherche privée, entrées en vigueur le 16 décembre 2024, cette obligation a bénéficié d’une période transitoire de deux ans.
Toutefois, à la suite des préoccupations exprimées par les employeurs concernant l’application pratique de la loi sur la recherche privée, d’éventuelles modifications législatives sont actuellement discutées. Celles-ci pourraient notamment clarifier la distinction entre les activités de recherche privée et les activités RH ordinaires, ainsi que prolonger le délai de mise en place du règlement interne.
À ce jour, l’échéance du 16 décembre 2026 reste applicable. Les employeurs ont donc tout intérêt à poursuivre la préparation de leur règlement interne sans attendre d’éventuelles modifications législatives. Disposer d’un tel règlement avant la survenance d’un incident permettra également d’éviter de retarder une enquête lorsqu’elle s’avère nécessaire.
