Hoe kan ik vermijden dat gevoelige informatie over mijn onderneming naar buiten komt?

Een terechte zorg en vraag!  Eens gevoelige informatie naar buiten gaat, is de schade vaak moeilijk herstelbaar. Voorkomen is daarom beter dan genezen.

Gevoelige informatie kan via verschillende kanalen uw bedrijf verlaten: een jobstudent, een personeelslid, een onderaannemer, een bestuurder… Hoe bent u beschermd? Door de wet, maar nog beter via overeenkomsten.

Wettelijke bescherming door de arbeidsovereenkomstenwet

Goed om te weten: zelfs als je als werkgever helemaal niets onderneemt, ben je toch enigszins beschermd. Je werknemers zijn op grond van de arbeidsovereenkomstenwet immers wettelijk verplicht tot geheimhouding. Zij mogen dus niets over zakengeheimen, fabrieksgeheimen en geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden naar buiten brengen.

Wat?

• Zakengeheimen omvatten commerciële en financiële knowhow van je onderneming.
• Fabrieksgeheimen slaan op informatie omtrent het productieproces binnen je onderneming.
• Persoonlijke en vertrouwelijke geheimen betreft informatie over personen of de omgeving van de onderneming.

De schending van fabrieksgeheimen is zelfs strafbaar. Uitvindingen die voortvloeien uit het werk van je werknemer tijdens de uren, zijn eveneens gedekt door deze wettelijke geheimhoudingsplicht.

Opgelet: deze wettelijke bescherming speelt niet automatisch voor prestaties van die werknemer waarop die een intellectueel eigendomsrecht zou kunnen inroepen (zie Wie is eigenaar van de rechten op creaties ontwikkeld door mijn werknemers?).

Nieuwe wettelijke bescherming

Sinds 24 augustus 2018 is er bijkomend ook een wettelijk kader geschapen voor de bescherming van bedrijfsgeheimen. Gegevens zoals de knowhow van een bedrijf, processen in de productie, technische handelswijzen die een voordeel opleveren, klantenlijsten, creaties, draaiboeken, kennis van vorige projecten, data, algoritmes, broncode, …kunnen bescherming genieten wanneer zij geheim zijn, een commerciële waarde hebben en op voorwaarde dat u als onderneming “redelijke veiligheidsmaatregelen” heeft getroffen om de informatie beschermd te kunnen houden. Wanneer uw onderneming aan de definitie voldoet en die bedrijfsgeheimen op een onrechtmatige/oneerlijke manier zijn verkregen, dan biedt deze wet een extra wapen in de strijd om geheimen binnenskamers te houden.

Contractuele bescherming

Ondanks de automatische wettelijke bescherming, zowel ten aanzien van werknemers als ten aanzien van zelfstandige medewerkers, kiezen veel ondernemers – terecht – voor om ook contractueel bijkomende bescherming in te bouwen. Zo kan je in de arbeidsovereenkomst of in de samenwerkingsovereenkomst (vb. de overeenkomst met een externe consultant, vormgever, onderzoeker, …) opnemen dat tijdens de uitvoering van de overeenkomst en gedurende een redelijke termijn daarna de bedrijfsstrategieën, knowhow en dergelijke geheim moeten worden gehouden. Met deze clausule krijgt de wettelijke geheimhoudingsplicht – hierboven besproken – verduidelijking en een concrete invulling. De clausule mag evenwel niet verder gaan dan deze wettelijke bescherming.

Naast uw medewerkers kunnen ook klanten of leveranciers informatie hebben over uw onderneming. Ook zij zijn niet automatisch gebonden door een wettelijke geheimhoudingsplicht. Je doet er dan ook goed aan om met hen goede contractuele afspraken te maken. Dat kan in de vorm van een confidentialiteitsclausule in jullie overeenkomst of in de vorm van een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst (non-disclosure agreement of “NDA”).

Een laatste categorie personen die over belangrijke informatie beschikt , zijn personen die een advies- of bestuursfunctie uitoefenen in uw onderneming. Doe ook daar de moeite om duidelijke contractuele afspraken te maken of beveilig de met hen gedeelde informatie zodat u zich kunt beroepen op de bescherming als bedrijfsgeheim.

Concurrentie verbieden?

Vergeet het principe niet: concurreren mag, dus kopiëren in principe ook voor zover dat op een rechtmatige manier gebeurd en daarbij geen inbreuk wordt gepleegd op intellectuele eigendomsrechten.

Neen, je kan dus een ex-werknemer die een eigen zaak begint niet verbieden om jouw cliënteel te contacteren om zijn diensten aan te bieden… tenzij je afspraken hebt gemaakt over niet-concurrentie dan wel over niet-afwerving van cliënteel of personeel.

Ook daar kunnen contractuele afspraken onder bepaalde voorwaarden toch hulp bieden.