Wat is ‘gestructureerde’ e-facturatie?
E-facturatie is het proces waarbij een elektronische factuur is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking van de facturen mogelijk maakt. Dit biedt diverse voordelen ten opzichte van traditionele papieren facturen, waaronder kostenbesparing, efficiëntie en een vermindering van fouten.
De verzending van een factuur in PDF-formaat via e-mail wordt weliswaar niet beschouwd als e-facturering ook als is dit een digitale vorm van factureren. Deze niet-gestructureerde factuur kan namelijk niet automatisch worden opgesteld, verzonden, ontvangen en verwerkt.
Het PEPPOL-netwerk als toegangspoort voor e-facturatie
Europa heeft voor de automatisering van de verwerking van de e-facturen evenwel een kader ontwikkeld, zijnde PEPPOL. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een netwerk en standaard voor elektronische gegevensuitwisseling en werd ontworpen om ondernemingen – en overheidsinstanties – in de mogelijkheid te stellen om elektronische documenten (bijv. facturen) uit te wisselen volgens de gemeenschappelijke normen en op een correcte manier. Het doel van PEPPOL is namelijk om de efficiëntie en interoperabiliteit van o.m. e-facturatie te verbeteren.
Hierbij voorziet PEPPOL in de volgende kerncomponenten:
- PEPPOL eDelivery Network: Een netwerk van Access Points voor veilige en betrouwbare uitwisseling van elektronische documenten.
- PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications): Standaarden voor de structuur en inhoud van elektronische documenten (bijv. e-facturen).
- PEPPOL Access Points: Gecertificeerde dienstverleners die organisaties verbinden met het PEPPOL-netwerk.
- PEPPOL SMP (Service Metadata Publisher): Een directory die informatie bevat over de deelnemers aan het PEPPOL-netwerk, inclusief welke diensten en documenten ze kunnen ontvangen.
Wilt u, als klant of leverancier, gebruik maken van het PEPPOL-netwerk, dan dient u, als klant of leverancier, uw onderneming eerst te registreren bij een erkend PEPPOL Access Point. Eens de factuur is gecreëerd, wordt deze via het PEPPOL-netwerk verzonden naar de ontvanger. De PEPPOL Access Point zal de e-factuur vervolgens omzetten in het juiste formaat en ervoor zorgen dat deze op een veilige wijze aan de ontvanger wordt afgeleverd. Bent u ontvanger, dan zal de e-factuur via uw PEPPOL Access Point toekomen en automatisch in uw boekhoudsysteem worden verwerkt.
Wat kan u doen om zich voor te bereiden op de verplichting van de ‘gestructureerde’ e-facturatie?
De Belgische wetgeving voorziet evenwel niet in een overgangsperiode om de gestructureerde e-facturatie in uw onderneming te implementeren. U stelt als onderneming dan ook best nu al de hiernavolgende (voorbereidende) handelingen om uw e-facturatie tegen 1 januari 2026 op punt te hebben en btw-boetes te vermijden:
- Analyseer en evalueer uw huidig facturatieproces: Hoe ziet uw huidig facturatieproces eruit en welke delen ervan dienen gedigitaliseerd te worden. Welke aanpassingen zijn er nodig om aan de e-facturatievereisten te voldoen.
- Kies de juiste software en facturatieproces: Kies voor een facturatiesysteem dat e-facturatie ondersteunt en compatibel is met de benodigde standaarden. Sluit u aan bij een PEPPOL Access Point om elektronische documenten (bijv. facturen) veilig en gestandaardiseerd te verzenden en te ontvangen.
Voor kleine kmo’s en zelfstandigen die een abonnementsformule gebruiken, is er bovendien een extra tegemoetkoming in de belastbare tijdperken 2024 t.e.m. 2027, in de vorm van een verhoogde kostenaftrek van 120% op de factureringspakketten. De meerprijs die kleine kmo’s en zelfstandigen omwille van e-facturatie voor hun bestaand softwareabonnement betalen, komt dus in aanmerking voor die verhoogde kostenaftrek van 120% op voorwaarde dat de meerprijs (voor de e-facturatie) afzonderlijk op de factuur inzake het pakket vermeld is.
- Bewustwording van e-facturatie binnen uw onderneming: Zorg dat uw medewerkers op de hoogte zijn van wat e-facturatie inhoudt. Organiseer technische trainingen voor medewerkers die direct betrokken zijn bij het opmaken en verwerken van de facturen van uw onderneming.
- Aanpassingen van uw IT-infrastructuur: Zorg dat uw nieuwe e-facturatiesysteem goed geïntegreerd is met uw bestaande boekhoudsysteem en zorg voor beveiligingsmaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische facturen te waarborgen.
- Test het nieuwe e-facturatiesysteem: Doe grondige tests en verzamel feedback van uw medewerkers om uw e-facturatie op punt te krijgen.
- Implementatie en monitoring: Rol het nieuwe systeem in fases uit om problemen snel te kunnen identificeren en oplossen. U houdt de prestaties van het nieuwe e-facturatiesysteem best bij en zorgt voor regelmatige updates en verbeteringen.
- Communiceer met uw leveranciers en B2B-klanten: Informeer leveranciers en B2B-klanten dat u overstapt naar e-facturatie en wat dat betekent (bijv. via e-mail).
- Bewaarplicht en compliance: Zorg dat u voldoet aan de wettelijke bewaarplicht voor elektronische facturen. Voer regelmatig controles uit om te zorgen dat u nog steeds aan alle vereisten voldoet.
Nuttige bronnen
– E-facturering in België: https://efactuur.belgium.be/nl
– FAQ e-facturering: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/e-facturering
– PEPPOL: https://peppol.org/
***
Bij vragen, aarzel niet om Amber Rogiers, Eline De Schepper, Damian Brodzinski of uw gebruikelijk contactpersoon binnen Monard Law te contacteren.
