Waarom is het belangrijk om algemene voorwaarden (AV) te gebruiken in uw contractuele relaties? Hoe zorg ik dat deze van toepassing en afdwingbaar zijn tegenover mijn contractspartij?

Algemene voorwaarden zijn een must!

Het heeft zeker en vast zin om algemene voorwaarden te hanteren in uw contractuele relaties. Deze vormen immers een cruciaal juridisch vangnet, naast de commerciële afspraken (bv. prijs, hoeveelheid en levertermijn) die u met de medecontractant maakt.  Deze algemene voorwaarden gelden immers aanvullend (en dus als vangnet) voor alle elementen van uw contractuele relatie waarover er niets expliciet contractueel werd bepaald.

Maatwerk

Hoewel algemene voorwaarden er voor een niet-jurist alle gelijkaardig uitzien, is het van groot belang om deze voorwaarden af te stemmen op uw bedrijfsnoden. Het spreekt immers voor zich dat een distributeur van juwelen heel andere algemene voorwaarden zal hanteren dan bijvoorbeeld een architect.

Algemene voorwaarden verschillen ook sterk naargelang uw medecontractant een onderneming is (B2B) of een particulier (B2C). B2C-relaties zijn immers sterk gereguleerd ter bescherming van de consument. Daardoor zijn verschillende bedingen die in een B2B- context perfect geldig zijn, dat niet in een B2C-omgeving. Het is dan ook vaak nuttig om twee verschillende sets van algemene voorwaarden te hanteren: één voor contractuele relaties met ondernemingen en één voor contractuele relaties met particulieren.

Aanvaarding (en bewijs) van AVZijn cruciaal

Wanneer een onderneming zich op haar algemene voorwaarden wenst te kunnen beroepen, dienen deze (i) duidelijk aan de medecontractant te worden meegedeeld en (ii) duidelijk door de medecontractant te worden aanvaard. Het verdient dan ook aanbeveling om de algemene voorwaarden mee te sturen bij de eerste contacten (offerte, bestelbon, etc.) met de medecontractant.

Tenzij het gaat om een duurzame handelsrelatie waar de algemene voorwaarden nooit werden geprotesteerd, is het wellicht niet voldoende om je algemene voorwaarden op de achterzijde van de factuur weer te geven (hoewel dit vaak wordt verkeerdelijk wordt toegepast). Indien je dit al doet, dient er op de voorzijde van de factuur zeker een verwijzing te staan naar de algemene voorwaarde op de achterzijde. Zeker in een contractuele relatie met een particulier is dit gebruik af te raden. De factuur wordt immers pas gestuurd na het ontstaan van de overeenkomst.

Bij e-commerce gebeurt de kennisname en aanvaarding vaak door middel van een vakje dat dient aangevinkt te worden (“gelezen en goedgekeurd”) en een verwijzing naar de algemene voorwaarden in een hyperlink. Op die manier kan een onderneming verzekeren dat haar medecontractant akkoord gaat met de algemene voorwaarden.

TIPS:

1. Zorg er steeds voor dat het duidelijk is of en welke algemene voorwaarden van toepassing zijn in de contractuele relatie. Wanneer twee contractspartijen ieder de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren, kom je in een juridische chaos terecht.
2. Zorg er voor dat je kan aantonen dat je de algemene voorwaarden hebt meegestuurd. Bewaar e-mails en andere bewijsstukken een tijd in jouw archief.
3. Onleesbare voorwaarden = ongeldige voorwaarden.