9 tips voor een goed werkend bestuursorgaan

1. Ken (en respecteer) de theoretische basics

Om een goed bestuur te organiseren is het van belang dat elke bestuurder vertrouwd is met de theoretische basics omtrent governance. Je wil situaties vermijden waarbij het management beslissingen neemt zonder de vereiste goedkeuring van het bestuursorgaan, of anders waarbij de raad van bestuur het management micromanaget. Ook is het belangrijk dat een bestuurder die meerdere petjes draagt (bv. tevens aandeelhouder en/of manager) zich hiervan bewust is en de juiste zaken op het juiste niveau bespreekt.

De theoretische basics over governance kan je hier overigens opfrissen: Governance: de theoretische basics.

2. Een duidelijke agenda en planning

De voorzitter start samen met de CEO tijdig (3 weken voorafgaand aan de vergadering) met het oplijsten van alle belangrijke actuele zaken die (mogelijk) langs het bestuursorgaan moeten passeren.

Vermits het des mensen is dat de aandachtsspanne afneemt naarmate de vergadering vordert, behandel je de belangrijkste onderwerpen als eerste. Een handig hulpmiddel om het belang of de relevantie van een bepaald onderwerp te bepalen, is om bij elk agendapunt te verduidelijken of het “ter goedkeuring” (bv. toekennen van aandelenopties aan personeel), “ter beraadslaging” (bv. open reflectie over de strategie) of “ter informatie” is (bv. update over cijfers en andere key metrics).

Denk na over hoeveel tijd je van plan bent te besteden aan elk onderwerp, zodat er tijdens de vergadering niet onnodig veel tijd wordt besteed aan onderwerpen die minder belangrijk zijn.

Het opmaken van een jaarplan voor vergaderingen van het bestuursorgaan, zijnde een weloverwogen lijst van belangrijke agendapunten (zoals strategie, productontwikkeling, R&D, marktpositie, etc.) die naast “de waan van de dag” aan bod zullen komen, is erg nuttig.  Dit helpt immers om de neuzen van het management en het bestuur in dezelfde richting te houden.

3. Een goede voorbereiding is het halve werk

Als goed bestuurder ga je voorbereid naar een vergadering. Bestudeer de documenten die je in voorbereiding op een vergadering ontvangt en reflecteer voorafgaand aan de raad van bestuur. Dit vereist uiteraard ook dat de bestuurders alle voorbereidende stukken tijdig ontvangen, bij voorkeur 5 werkdagen op voorhand.

Denk na over de agenda van de vergadering, de discussies die moeten worden gevoerd en de beslissingen die moeten worden genomen. Welke agendapunten vormen een prioriteit? Welk standpunt ga je innemen? Wat is jouw visie op de zaken? Het is inefficiënt  om het eerste gedeelte van een vergadering te moeten gebruiken om bestuursleden bij te praten over informatie die ze al hebben ontvangen. Creëer geen frustratie bij je medebestuurders en zorg dat je geïnformeerd aan het debat kan deelnemen. Dit lijkt evident, maar iedereen heeft het druk en de praktijk is vaak anders.

4. Communication is key

Het basisprincipe voor elke goede samenwerking geldt ook binnen het bestuursorgaan: communication is key. Zo doe je er als bestuurder goed aan om voorafgaand aan een vergadering van het bestuursorgaan kort te bellen met de voorzitter en/of de CEO en in sommige gevallen andere bestuurders om de agenda en andere business gerelateerde zaken te bespreken. Zulke ‘prep calls’ voegen een extra dimensie toe aan het besluitvormingsproces omdat ze je voorafgaand op de hoogte stellen van ieders mening over de agendapunten, alsook over andere zaken bij het management of je collega-bestuurders spelen. Prep calls bieden een bestuurder de mogelijkheid om bij zijn voorbereiding rekening te houden met de standpunten van de overige leden en om zo alvast na te denken over mogelijke problemen en oplossingen. Dit komt de efficiëntie van de raad van bestuur alleen maar ten goede.

Let wel: het risico bestaat erin dat de beraadslaging en besluitvorming eigenlijk al heeft plaatsgevonden nog voor het bestuursorgaan effectief vergadert. Dat zorgt voor onevenwichten en frustratie bij de bestuurders en is dus te vermijden.

5. Bouw een persoonlijke band op

Het klinkt misschien wat vreemd, maar het smeden van een persoonlijke band met andere bestuursleden en managers bied je inzicht in het denken van anderen en kan empathie creëren. Zo heb je meer begrip voor elkaars visies en kom je makkelijker tot oplossingen wanneer er moeilijke beslissingen op tafel liggen. Zoals hieronder wordt aangehaald kan het management de creatie van een groepsgeest bevorderen door de organisatie van evenementen buiten de board room. Een strategiedag of een bestuursweekend waar business en pleasure worden gecombineerd, kunnen wonderen verrichten voor de goede werking van een bestuursorgaan.

6. Creëer goodwill

Durf kritisch te zijn en moeilijke vragen te stellen, maar zet je ego aan de kant en probeer niet steeds slimmer dan de anderen te zijn. Denk steeds vanuit het vennootschapsbelang en hou rekening met de gevoeligheden van anderen. Zoek naar oplossingen en blijf niet  hangen in problemen. Waak over de psychologie van de founders en/of het management en zorg dat ze gemotiveerd blijven. Breng je boodschap op een constructieve wijze. Empower mensen en breek ze niet af. Een moeilijke boodschap kan op tal van manieren gebracht worden.

7. Geef het management vertrouwen

Probeer een evenwicht te vinden tussen de mate van input die je geeft en de ruimte die je het management laat om beslissingen te nemen en uit te voeren. Micromanagement is contraproductief en nefast voor het vertrouwen en de motivatie van het management.

8. Goede notulen

Een vergadering zonder verslag heeft niet plaatsgevonden. Duid een secretaris aan (dit hoeft geen bestuurder te zijn, mag ook een PA, Chief of Staff etc. zijn) die nauwgezet notuleert en deze notulen achteraf verwerkt in een goed verslag.

Een goed verslag is geen letterlijke weergave van wat is gezegd, maar bevat wel (i) de essentie van de beraadslaging (incl. kritische reflecties), (ii) het genomen besluit en (iii) een duidelijk overzicht van te nemen acties. Hou naast de notulen ook een “doorlopend” overzicht bij van alle te nemen acties die voortvloeien uit beslissingen van het bestuursorgaan. Hou de status update periodiek bij met kleurcodes (bv. groen = uitgevoerd, oranje = nog in uitvoering, rood = gefaald of reeds meer dan X maanden in uitvoering) en deel dit overzicht bij elke vergadering van het bestuursorgaan ter voorbereiding. Dit verplicht je om aan de slag te gaan met genomen beslissingen en helpt om een cultuur van vergaderen zonder daadkracht te vermijden.

9. Tot slot

Bovenstaande zaken lijken natuurlijk erg evident, maar worden vaak onbewust genegeerd in een verhitte discussie of door de veeleisendheid van andere projecten waarmee een bestuurder bezig is. In aanvulling op het voorgaande, trappen we bijkomend nog enkele open deuren in met het volgend advies:

• Wees fysiek én mentaal aanwezig door actief en geïnformeerd deel te nemen aan het debat. Leg je laptop en smartphone opzij.
• Als de voorzitter van de vergadering de tijd uit het oog verliest, help dan bij het prioritiseren van de vergadering zodat elk agendapunt de nodige tijdsbesteding krijgt.
• Laat het gesprek niet domineren door één of meerdere personen. Durf andere bestuursleden aanzetten tot deelname aan het debat, zodat ieders mening wordt gehoord.

door Pieter-Jan Bex en Maxime Monard

[1] Het bestuursorgaan wordt in start-  en scaleups veelal georganiseerd als een college: de bestuurders beslissen niet naast elkaar door maar komen door beraadslaging tot een consensus.