Governance: de theoretische basics

Algemene vergadering

De algemene vergadering (“AV”) heeft slechts een beperkt lijstje aan bevoegdheden. De belangrijkste daarvan zijn de benoeming en ontslag van de bestuurders en desgevallend een commissaris, de goedkeuring van de jaarrekening en wijzigingen aan de statuten (én dus ook kapitaalrondes). Omdat de AV de bestuurders kan benoemen en ontslaan, staat zij hiërarchisch boven het bestuursorgaan.

In beginsel is aan elk aandeel één stem verbonden. Daarvan kan worden afgeweken, al is dat vrij ongebruikelijk. Besluiten van de algemene vergadering worden in principe goedgekeurd indien de meerderheid van de uitgebrachte stemmen het besluit goedkeuren. Voor bepaalde materiële beslissingen, zoals bijvoorbeeld een statutenwijziging of kapitaalverhoging, voorziet in de wet in bijzondere meerderheidsvereisten. Opdat zulke besluiten kunnen worden goedgekeurd moeten minstens de helft van de aandeelhouders aanwezig zijn. Indien dit niet geval is wordt een tweede vergadering samengeroepen, die kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige aandeelhouders. De besluiten worden maar aangenomen indien minstens  drie vierde van de uitgebrachte stemmen het besluit goedkeuren.

De aandeelhouders komen minstens 1x per jaar samen op de jaarvergadering. Daar wordt de jaarrekening goedgekeurd en wordt (normaal gezien) kwijting verleend aan de bestuurders. Daarnaast komen de aandeelhouders enkel samen wanneer een beslissing moet worden genomen die aan hen is voorbehouden, zoals bv. bij een kapitaalronde of een andere statutenwijziging.

Een AV kan in de meeste gevallen ook zuiver schriftelijk worden georganiseerd. Dan heb je wel de goedkeuring en dus handtekening nodig van alle aandeelhouders.

Indien een AV moet beslissen over een statutenwijziging, dient dit voor notaris te gebeuren. De vergadering wordt dan een “buitengewone” algemene vergadering genoemd. In de praktijk dien je echter doorgaans niet fysiek naar de notaris te gaan: de meeste grote notariskantoren zijn flexibel en kunnen een akte verlijden op basis van ondertekende volmachten.

De wet en de statuten bepalen diverse andere vormvereisten voor de algemene vergadering, zoals regels over wie, wanneer hoe moet worden opgeroepen voor de AV. Doorgaans kan men verzaken aan deze formaliteiten.

Een aandeelhouder heeft naast het recht om de AV bij te wonen, daar vragen te stellen en te stemmen over beslissingen die aan de AV worden voorgelegd, relatief weinig rechten. Zo geeft de wet een aandeelhouder niet automatisch recht op informatie of rapportering, en dit in tegenstelling tot een bestuurder, die zowat alle info mag opvragen. Om die reden worden er in aandeelhoudersovereenkomsten vaak meer uitgebreide, contractuele rechten op info en rapportering opgenomen.

Bestuursorgaan

Bevoegdheden

Het bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden, behalve deze die expliciet aan de AV zijn toegewezen of die zij als zaken van dagelijks bestuur heeft gedelegeerd. De feitelijke macht binnen de vennootschap ligt dus bij het bestuursorgaan: zij beslist over de strategie van de vennootschap, haar verdienmodel, alle beslissingen omtrent contracten met klanten of leveranciers, belangrijke personeelszaken, bankkredieten, aan- en verkoop van activa, IP licenties, etc. Een mandaat als bestuurder is in beginsel niet uitvoerend (lees: is geen dagtaak).

Vertegenwoordigers van aandeelhouders?

Bestuurders worden vaak beschouwd als vertegenwoordigers van aandeelhouders. Dat komt omdat er doorgaans afspraken worden gemaakt over de samenstelling van het bestuursorgaan. Daarbij wordt bvb. afgesproken dat het bestuursorgaan drie bestuurders zal tellen die worden benoemd op voordracht van de founders, één bestuurder op voordracht van investeerder A en één bestuurder op voordracht van investeerder B. Dit soort afspraken is rechtsgeldig (let wel: het is de AV als vennootschapsorgaan dat de bestuurders benoemt, en niet de individuele aandeelhouders), MAAR…de bestuurders hebben de wettelijke plicht om steeds in het belang van de vennootschap te handelen. Het vennootschapsbelang is op haar beurt het belang van ALLE bestaande en toekomstige aandeelhouders (waarbij ook het belang van actuele schuldeisers niet mag worden miskend).  Concreet mag een bestuurder dus niet zomaar haar stemrecht uitoefenen tegen een besluit van het bestuursorgaan dat goed zou zijn voor de vennootschap, maar niet goed is voor de individuele aandeelhouder op wiens voordracht deze bestuurder werd benoemd.

Vergoeding van bestuurders

Vóór een eerste kapitaalronde vergoeden founders zichzelf vaak d.m.v. een bestuurdersvergoeding, omdat dit licht is in administratie en eenvoudig in fiscaliteit: voor vergoedingen aan bestuurders – natuurlijke personen geldt geen BTW en de vennootschap houdt zelf bedrijfsvoorheffing af, zodat de bestuurder een nettovergoeding ontvangt. De bestuurder dient dan ook nog geen managementvennootschap op te richten. Na een kapitaalronde wordt het bestuursorgaan doorgaans aangevuld met bestuurders op voordracht van de investeerders en schakelen de founders over van een bestuurdersvergoeding naar een managementvergoeding die (doorgaans via een managementvennootschap) wordt gefactureerd.

Eens een kapitaalronde heeft plaatsgevonden, worden bestuurders die tevens aandeelhouder zijn of een aandeelhouder “vertegenwoordigen” doorgaans niet vergoed. Wel voor eventuele managementprestaties, maar dus niet voor de uitoefening van het mandaat als bestuurder als zodanig. Zij worden geacht voldoende “vergoed” te worden door de waardevermeerdering van hun aandelen. Sommige investeringsfondsen vragen wel een vaste recurrente vergoeding als “management fee”, maar dit zie je vooral bij private equity fondsen en is veel minder gangbaar bij durfkapitaalinvesteerders.

Onafhankelijke bestuurders worden doorgaans wel vergoed. Dat kan een vaste vergoeding zijn (meest gangbaar), of een zitpenning per vergadering van het bestuursorgaan.

Externe en onafhankelijke bestuurders

Bestuursorganen worden vaak aangevuld met externe of onafhankelijke bestuurders. Een externe bestuurder is een bestuurder die niet behoort tot het management of de belangrijkste aandeelhouders (bv. investeerders). Een onafhankelijke bestuurder is een externe bestuurder die geen speciale relatie heeft met het management en de aandeelhouders die zijn onafhankelijkheid in het gedrang brengt. Een externe bestuurder die wordt benoemd op voordracht van de founders of een investeerder, is strikt genomen dus geen onafhankelijke bestuurder meer omdat je mag verwachten dat die een zekere affiniteit heeft met de partij op wiens voordracht hij benoemd is.

Externe en onafhankelijke bestuurders worden benoemd omwille van een verwachte toegevoegde waarde. Die kan voortvloeien uit expertise of uit relaties. Ook voegt een onafhankelijke bestuurder vaak professionalisme toe en waakt hij mee over een rationele besluitvorming in het belang van de vennootschap.

Werking

De statuten bepalen hoe vaak een bestuursorgaan minimaal samenkomt. Meestal is dat minstens 4x per jaar.

Elke bestuurder heeft in beginsel één stem. Een bestuurder heeft dus niet meer stemmen indien hij benoemd wordt op voordracht van een belangrijke aandeelhouder. Je kan onder bepaalde voorwaarden wel voorzien dat een bestuurder dubbel stemrecht heeft, maar dat is niet zo gangbaar.

Besluiten van het bestuursorgaan worden genomen met de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. In de praktijk wordt er zelden of nooit écht gestemd in een bestuursorgaan. Dit is een college, wat betekent dat men door beraadslaging tracht een consensus te bereiken.

De wet en de statuten bepalen ook voor het bestuursorgaan diverse andere vormvereisten, zoals oproepingstermijnen. De bestuurders kunnen hieraan steeds verzaken. Belangrijk is wel dat een bestuurder geen volmacht kan geven aan een niet-bestuurder om in haar naam het bestuursorgaan bij te wonen. Een volmacht kan enkel aan een andere bestuurder.

Belangenconflicten

Wanneer een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks conflict ervaart tussen zijn persoonlijke financiële belangen en de financiële belangen van de vennootschap met betrekking tot een besluit dat moet worden genomen door het bestuursorgaan, is de vennootschap verplicht om de wettelijk verankerde ‘belangenconflictenprocedure’ toe te passen. Deze procedure houdt in dat de geconflicteerde bestuurder zijn belangenconflict voorafgaand aan de besluitvorming moet meedelen aan zijn medebestuurders en dat hij niet mag deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over het onderwerp waarvoor hij geconflicteerd is. De overige bestuurders nemen de beslissing dus zonder inspraak van de geconflicteerde bestuurder.[1]

Let wel: deze procedure geldt enkel indien de bestuurder persoonlijk een financieel strijdig belang heeft (zij is bv. aandeelhouder is een kandidaat-leverancier die met de vennootschap een contract wil sluiten). De wettelijke procedure moet echter niet gevolgd worden bij een louter functioneel belangenconflict, bv. wanneer de bestuurder tevens bestuurder of manager is in de leverancier, maar er geen aandeelhouder is en dus zelf geen financieel strijdig belang heeft. Om die reden wordt de belangenconflictenprocedure in de aandeelhoudersovereenkomst best uitgebreid naar dergelijke functionele belangenconflicten.

 Dagelijks bestuur

In sommige vennootschappen wordt het dagelijks bestuur expliciet gedelegeerd aan bepaalde leden van het management. Die hoeven daarvoor niet noodzakelijk bestuurder te zijn. Indien een persoon die gelast wordt met het dagelijks bestuur ook “gewoon” bestuurder is, mag hij “gedelegeerd bestuurder” worden genoemd.

Dagelijks bestuur is in de wet gedefinieerd, maar die definitie is nogal flou en is een hele mond vol.[2] Samengevat omvat dit zaken die ofwel kaderen in de dagelijkse bedrijfsvoering, ofwel weinig belangrijk zijn ofwel zo dringend zijn dat ze niet kunnen wachten op een beslissing van het bestuursorgaan. Omdat dit begrip veel ruimte voor interpretatie laat, is het aan te bevelen (en gangbaar) dat bedrijven duidelijk oplijsten welke zaken zeker wél en welke zaken zeker niet tot het dagelijks bestuur behoren. Zo is het voor het management duidelijk tot waar haar operationele autonomie reikt.

Commissaris

De commissaris is een bedrijfsrevisor die de taak krijgt om de jaarrekening van de vennootschap te auditeren en daarover een verslag af te leveren.

Een commissaris is niet verplicht in kleine[3] vennootschappen. Toch zijn er heel wat investeerders die aandringen op de benoeming van een commissaris om op die manier meer comfort te krijgen over de kwaliteit of minstens de wettigheid van de boekhouding en de jaarrekening.

Door Maxime Monard

[1] De wettelijke regeling is nog iets meer gelaagd en bevat ook uitzonderingen, maar dat zou ons hier te ver leiden.

[2] Artikel 5:79 WVV: Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.

[3] Artikel 1:24 WVV: Kleine vennootschappen zijn vennootschappen met rechtspersoonlijkheid die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

– jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;

– jaaromzet, exclusief BTW: 9 000 000 euro;

– balanstotaal: 4 500 000 euro.