Ten gevolge van de COVID-19 pandemie is telewerk nog steeds de regel en lijkt het er bovendien op dat dit niet snel zal veranderen. Thuiswerk zorgt voor werknemers weliswaar voor bijkomende kosten, zoals de aankoop van een bureel, klein kantoormateriaal, elektriciteits- en watervoorzieningen, verwarming, onroerende voorheffing e.d.
Tijdens de eerste coronagolf in maart 2020 kondigde de Dienst Voorafgaande Beslissingen aan dat de werkgever aan de werknemers een forfaitaire thuiswerkvergoeding mocht toekennen om op die manier de verschillende kosten die gelinkt zijn aan het thuiswerk te kunnen dekken.
Deze regeling werd een eerste keer uitgewerkt in de circulaire 2020/C/100 van 14 juli 2020. De circulaire voorzag dat de werkgever aan de werknemer een forfaitaire thuiswerkvergoeding mocht toekennen van maximaal 129,48 euro per maand indien aan bepaalde voorwaarden was voldaan.
In een persbericht van 12 februari 2021 heeft de minister van Financiën de bestaande fiscale steunmaatregel voor het thuiswerk voordeliger gemaakt, alsook de forfaitaire thuiswerkvergoeding voor het tweede kwartaal van 2021 verhoogd naar 144,31 EUR per maand. De nieuwe aangepaste regeling wordt verder uitgewerkt in de circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021.
Wat is een forfaitaire kostenvergoeding?
De werkgever kan aan zijn werknemer een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen die alle kantoorkosten van de werknemer dekt wanneer die structureel en regelmatig van thuis uit werkt. Onder kantoorkosten vallen alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen (water, koffie, onderhoudskosten, verzekeringskosten, bureaumateriaal,…).
De forfaitaire kostenvergoeding voor telewerk bedraagt maximaal 129,48 EUR per maand of 144,31 EUR per maand voor het tweede kwartaal van 2021.
Ook na de COVID-19 pandemie kan de werkgever de forfaitaire thuiswerkvergoeding blijven toekennen indien alle voorwaarden zijn voldaan.
Indien een werkgever aan zijn werknemers maandelijks een hoger bedrag toekent dan het maximumbedrag, moet hij bewijsstukken leveren die de hoogte van dit bedrag verantwoorden. Indien de werkgever dit nalaat te doen wordt het gedeelte van de vergoeding dat het maximumbedrag overschrijdt onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheid en wordt dit voor de werknemer als een belastbare bezoldiging aangemerkt.
Wie komt in aanmerking?
De forfaitaire thuiswerkvergoeding van 129,48 EUR, of tijdelijk 144,31 EUR voor het tweede kwartaal van 2021, kan worden toegekend aan alle werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken, m.n. minstens 5 werkdagen per maand in eigen private lokalen. Deeltijdse prestaties hebben niet tot gevolg dat de forfaitaire thuiswerkvergoeding evenredig moet worden verminderd, maar het mag wel op voorwaarde dat alle werknemers met deeltijdse prestaties gelijk worden behandeld. Ook de jaarlijkse vakantie hoeft niet noodzakelijk een impact te hebben op de vergoeding.
De circulaire herneemt enkele voorbeelden waarbij wordt verduidelijkt wanneer er al dan niet sprake is van regelmatig en structureel van thuis uit werken.
Volgende werknemers komen niet in aanmerking voor de forfaitaire thuiswerkvergoeding:
- Werknemers die van hun normale werkuren slechts een paar uur per maand thuiswerken;
- Werknemers die hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten thuis de administratie in orde brengen;
- Werknemers die een volledige kalendermaand afwezig zijn;
Ambtenaren die van thuis uit werken hebben eveneens recht op een forfaitaire thuiswerkvergoeding van maximaal 20 EUR, of 40 EUR voor het tweede kwartaal van 2021.
De werkgever mag op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd, voor zover aan alle voorwaarden zijn voldaan en hiervoor een verantwoording bestaat, een onderscheid maken in de toegekende forfaitaire thuiswerkvergoeding.
Indien de werkgever geen afdoende verantwoording kan geven voor de differentiatie, zal de forfaitaire thuiswerkvergoeding bij de werknemer worden aangemerkt als een belastbare bezoldiging, tenzij de werkgever alsnog bewijst dat de vergoeding bestemd is tot het dekken kosten die eigen zijn aan de werkgever en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
Belasting en RSZ-bijdragen
Indien aan alle voorwaarden voldaan zijn, wordt de forfaitaire thuiswerkvergoeding op grond van artikel 31, tweede lid, 1° WIB 92 als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever beschouwd. Hierdoor wordt de vergoeding niet als een belastbare bezoldiging van de werknemer beschouwd, noch onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen.
Let op: de RSZ hanteerde eerst geen voorwaarden aan het toekennen van deze onkostenvergoeding. De RSZ heeft in haar nieuwe administratieve instructies evenwel beslist om de fiscale circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van ter beschikking stelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk. De nieuwe regels zijn op 1 maart 2021 in werking getreden.
De regels zijn wel niet van toepassing op (i) werknemers die buiten de normale werkuren thuis werken (voornamelijk kaderleden of andere werknemers op managementniveau); (ii) bedrijfsleiders; (iii) werknemers die onder bijzondere regelingen vallen een salary split.
De werkgever moet het dubbele bewijs leveren dat:
- De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- De vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
Volgende modaliteiten moeten bovendien worden nageleefd:
- Indien de verkrijgers van de forfaitaire thuiswerkvergoeding hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, moet de forfaitaire vergoeding in mindering worden gebracht van deze bewezen beroepskosten in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben;
- De kosten die worden gedekt door de forfaitaire thuiswerkvergoeding mogen door de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen ;
- De forfaitaire thuiswerkvergoeding moet door de werkgever worden verantwoord door individuele fiches (281.10);
Indien bovenstaande voorwaarden en modaliteiten niet worden nageleefd, wordt de forfaitaire thuiswerkvergoeding in hoofde van de werknemer beschouwd als een belastbare bezoldiging.
Met welke vergoedingen mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding worden gecombineerd?
1. Afzonderlijke vergoeding voor de aankoop van kantoormeubilair en informaticamateriaal
Indien de werknemer zelf overgaat tot aankoop van kantoormateriaal, mag dit door de werkgever worden vergoed indien dit materiaal eveneens voor de werknemers ter beschikking staat op kantoor. De fiscale administratie vereist tevens dat de terugbetalingen gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en de vergoedingen verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.
De terugbetalingen moeten wel redelijk blijven, in dat opzicht is niet toegelaten om design materiaal aan te kopen of jaarlijks een nieuwe bureaustoel te vergoeden. Teneinde niet ieder jaar hetzelfde materiaal te vergoeden, is het aangeraden om rekening te houden met de normale gebruiksduur van het materiaal, bijvoorbeeld 10 jaar voor een bureaustoel of 3 jaar voor een printer.
Indien de werkgever toch een vergoeding voorziet voor aangekocht design materiaal, of geen rekening houdt met de normale gebruiksduur van de goederen, wordt dit als een voordeel van alle aard belast in hoofde van de werknemer.
Indien de arbeidsovereenkomst of het thuiswerk wordt beëindigd voor het verstrijken van de normale gebruiksduur van het materiaal, en de werknemer de reële restwaarde niet moet terugbetalen aan de werkgever, wordt de reële restwaarde in hoofde van de werknemer belast als een voordeel van alle aard.
2. Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en informaticamateriaal
De werkgever kan aan de werknemers belastingvrij kantoormeubelen en -materiaal ter beschikking stellen, indien deze goederen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.
Het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld moet worden vergeleken met het kantoormeubilair of informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden voor de werknemers ter beschikking stelt op de werkvloer. Indien het ter beschikking gesteld materiaal de behoefte voor thuiswerk overstijgt, of luxueuzer is dan het materiaal dat op de werkvloer ter beschikking wordt gesteld, geeft dit aanleiding tot een voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer.
Indien de arbeidsovereenkomst of het thuiswerk wordt beëindigd en de werknemer de ter beschikking gestelde goederen mag behouden, wordt ook hier de reële restwaarde in hoofde van de werknemer belast als een voordeel van alle aard.
3. Bijkomende kostenvergoeding
De werkgever kan aan zijn werknemers die van thuis uit werken een bijkomende kostenvergoeding toekennen voor het gebruik van:
- Een privé internetaansluiting en -abonnement: maximum 20,00 EUR;
- Een privécomputer: maximum 20,00 EUR;
- Een printer, scanner of tweede scherm bij het professioneel gebruik van een privécomputer: telkens 5,00 EUR, met maximum van 20,00 EUR;
- Een printer, scanner of tweede scherm bij het professioneel gebruik zonder een privécomputer: telkens 5,00 EUR, met maximum van 10,00 EUR.
De werkgever mag in bovenstaande gevallen op geen andere wijze in de kosten tussenkomen.
Indien de toegekende bedragen hoger zijn dan bovenvermelde bedragen wordt het gedeelte dat het maximumbedrag overstijgt onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen en is het voor de werknemer te beschouwen als een belastbare bezoldiging.
