Vacature

Personal- / Management Assistant & Receptionist(e)

Jouw werkdag is dynamisch. Je hebt een gevarieerd takenpakket met organisatorische en administratieve taken.

Meer over de functie

  • Niveau: Personal/Management Assistant & Receptionist(e)

  • Expertise: personal assistant, receptie & secretariaat

  • Locatie: Antwerpen

Solliciteer

Dromen is voor dromers. Ze waarmaken voor doeners.

Over de functie

Ben jij een sociale en creatieve probleemoplosser die met oog voor detail in een hectische omgeving het hoofd koel houdt?

Voor ons kantoor in Antwerpen,  zijn wij op zoek naar een leuke collega om het administratief team van 3 collega’s te versterken.

Functieomschrijving

Jouw werkdag is dynamisch. Je hebt een gevarieerd takenpakket met organisatorische en administratieve taken.

Personal Assistant (3 dagen per week):

Je ondersteunt en ontzorgt onze CEO in haar dagelijkse werkzaamheden (telefonie, agendaplanning, organisatie van verplaatsingen, communicatie, voorbereiding van vergaderingen, onthaal,…).

  • Jij bent een betrouwbare rechterhand
  • Jij organiseert en coördineert de interne en externe, veelal vertrouwelijke, informatie over de werking van de organisatie alsook administratie van de CEO
  • Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers (contracten van leveranciers, juridische zaken,…) of specifieke evenementen (organisatie van seminaries, netwerkbijeenkomsten,…) volledig opvolgen en coördineren
  • Afspraken en planning; telefonische oproepen en bezoekers filteren
  • Brieven, verslagen, nota’s,… opstellen en redigeren
  • Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
  • Verplaatsingen organiseren
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,…)
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, …)
  • Bepaalde activiteiten van het (management)team coördineren

Receptie en secretariaat (2 dagen per week):

  • Beantwoorden van de telefoon
  • Onthaal van cliënten
  • Mailbox beheren
  • Ingaande en uitgaande post afhandelen
  • Vergaderzalen voorbereiden en opruimen
  • Secretariaatstaken

Je ontzorgt onze advocaten en het kantoor waar mogelijk.

  • Je plant afspraken en termijnen in
  • Je maakt nieuwe dossiers aan
  • Het beheer van dossierdatabase valt mee onder jouw verantwoordelijkheid.
  • Je verzorgt het fysieke en digitale klassement van de dossiers.
  • Je verzorgt de lay-out van uitgaande documenten.
  • Je coördineert de planning van de vergaderzalen en organiseert de conference calls.
  • Boeken en tijdschriften worden door jou besteld en je verzorgt de verdeling ervan
  • Je ondersteunt onze advocaten bij de opzoekingen voor het samenstellen van zittingsdossiers.

Profiel

Jouw kwaliteiten zijn:

  • Een diploma zegt niet alles maar we verwachten dat je een bepaalde complexiteit aan kan en vooral veel taken tegelijk kunt managen
  • je bent een optimistische en administratieve duizendpoot
  • je werkt nauwkeurig, efficiënt, denkt vooruit en functioneert zowel goed zelfstandig als in team
  • je probeert elke dag het verschil te maken
  • je bent leergierig, klantgericht, flexibel en stressbestendig
  • Je deelt je talent graag
  • je bent Nederlandstalig met een goede kennis van de andere landstaal en het Engels zowel schriftelijk als mondeling
  • je kan vlot werken met Office (Word/Excel/Outlook/Powerpoint)
  • je zoekt een voltijdse job van 38u
  • je bent bereid af en toe langer dan jouw werkdag te werken

Je komt in een jong en gedreven team terecht. We geven je graag de ruimte en mogelijkheden om jouw missie dag na dag te volbrengen en je wordt aangemoedigd om jezelf te ontwikkelen in een leuke, ongedwongen werksfeer.

Wij bieden je als extralegale voordelen maaltijdcheques en een hospitalisatie- en groepsverzekering.

Solliciteer

Indien deze vacature je interesseert, aarzel dan niet om te solliciteren.

Solliciteer

Vragen?

Diana Van Dijk
Gouverneur Roppesingel 131
3500 Hasselt
Tel. +32 (0)11 28 15 00

Werken bij Monard Law

Doe heel veel wat je graag doet

Onze missie

Monard Law is één van de grotere onafhankelijke advocatenkantoren in België, met een sterke lokale verankering.

We werken met een hart voor onze klanten. We willen hen op alle mogelijke manieren adviseren, bijstaan en ontzorgen. We kennen natuurlijk als geen ander ons vak, maar we zijn meer: wij zijn een compagnon de route, die meedenkt met de klant, die vooruitkijkt, leidt en inspireert. We gaan altijd tot het uiterste en werken grondig, snel en eerlijk naar een praktische oplossing toe. En we denken altijd in de eerste plaats aan de klant.

Voor onze medewerkers willen we een thuis zijn, waar je in alle vrijheid mag groeien en ondernemen, zonder aan het lot te worden overgelaten. Een plek waar je jouw talenten en passies kan verbinden met collega’s en klanten. Een plek waar je kan praten en luisteren, leren en helpen, waar je kan inspireren en floreren.

Op zoek naar advies rond een bepaald onderwerp?

We begeleiden je naar de juiste persoon of team.